Anleitung: Bankzahlungen abgleichen

camt.053-Datei aus deinem Bankkonto herunterladen

Die .xml-Datei im camt.053-Format sollte im E-Banking deiner Bank zur Verfügung stehen. Dies kann je nach Bank unterschiedlich sein. 
Ein Beispiel wie das gehen könnte anhand der UBS: Anleitung camt-Self-Service

Allenfalls muss dies auch zuerst für dein Konto aktiviert werden (häufig bei der PostFinance), kontaktiere dazu den Kundendienst deiner Bank.
 

Zahlungsdatei importieren

Der Prozess um Zahlungen abzugleichen wird vom Dashboard aus gestartet. Auf der Kachel der Spendeneinnahmen findest du den Knopf "Zahlungen abgleichen".
Ein Klick darauf bringt dich zu folgender Übersicht:
 

Falls du noch nie Zahlungen eingelesen hast, erscheint die Liste leer.
Um neue Zahlungen einzulesen, klicke auf "Neuer Abgleich" oben rechts.

Wähle deine heruntergeladene .xml-Datei im camt.053-Format aus und klicke anschliessend auf "Abgleich starten".

Die Ansicht wechselt dann auf den Abgleich und zeigt dir den Fortschritt. Je nach Anzahl der Transaktionen kann dies einen Moment dauern.
Du kannst währenddessen auch etwas anderes in cuora erledigen, der Abgleich wird im Hintergrund weiter ausgeführt.

Du siehst nun alle eingelesenen Zahlungen. 
Jede Zahlung kann einen von vier Stati haben:

• Auto: Wenn eine gültige QR-Referenznummer angegeben wurde, kann cuora die Zahlung automatisch als vollständig korrekte Spende erfassen.
• Prüfen: Wenn keine QR-Referenznummer angegeben wurde, oder diese nicht alle nötigen Infos beinhaltet, erstellt cuora keine Spende.
• Manuell: Wenn eine Zahlung geprüft und manuell eine Spende erstellt wurde, erhält die Spende diesen Status
• Übersprungen: Wenn eine Zahlung bereits in einem vorherigen Abgleich eingelesen wurde, wird sie übersprungen.
   

Zahlungen prüfen und als Spenden speichern

Klicke auf eine Zahlung mit dem Status "Prüfen" in der Liste. Dies bringt dich zur Abgleichsansicht.

So viele Daten wie möglich werden automatisch aus der Zahlung in die Spende übertragen. Zur Zeit sind dies (Zahlung -> Spende):

• Zahlungsdatum -> Spendedatum
• Betrag -> Gesamtbetrag + Währung
• Einbezahlt von -> Spender (anhand des vollen Namens in der Zahlung)
• Mitteilung -> Bemerkungen

Im einfachsten Fall musst du nur noch den Spendenzweck angeben.
Dazu wähle aus, für was die Spende ist. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Unzugewiesen (wenn kein spezifischer Zweck angegeben wurde)
• Projekt
• Patenschaft
• Kampagne

Bei den Optionen "Projekt" und "Kampagne" erscheint ein zusätzliches Feld, bei dem du das entsprechende Projekt oder Kampagne auswählen kannst. Dazu beginne einfach den Namen zu tippen und es zeigt dir eine Auswahl an.

Bei der Kampagne werden zusätzlich offene Zahlungsverpflichtungen aufgelistet, welche mit der Spende als bezahlt markiert werden können.

Bei der Patenschaft werden zusätzlich alle Patenschaften des ausgewählten Kontakts angezeigt. Wenn es eine Zahlung für mehrere Patenschaften ist, kann die Zahlung einfach über den Button "Auf aktive Patenschaften aufteilen" in mehrere Patenschaftsspenden aufgeteilt werden.

Zuletzt wählst du, ob die Spende von den Steuern abzugsberechtigt ist oder nicht. Dies ist wichtig für die korrekte Erstellung der Spendenbescheinigung Ende Jahr.
Wenn deine Organisation steuerbefreit ist, werden der Grossteil der Spenden abzugsberechtigt sein. Es gibt ein paar Ausnahmen, wenn z.B. die erhaltene Spende nicht direkt dem gemeinnützigen Zweck zugute kommt (z.B. Spenden an Kirchen für Kultuszwecke).

Betrag auf mehrere Spenden aufteilen

Es kann vorkommen, dass der Spender eine Sammelzahlung vornimmt, wobei der überwiesene Betrag für mehrere verschiedene Zwecke gedacht ist. Dies kann direkt beim Zahlungsabgleich auf mehrere Spenden aufgeteilt werden.

Gib zuerst die Angaben für den ersten Spendenzweck in das bereits angezeigte Formular ein. Klicke dann auf "Auf weitere Spende aufteilen" unten links. Es wird dir nun ein weiteres vorausgefülltes Spendenformular angezeigt. Der Betrag wird automatisch auf den verfügbaren Restbetrag gesetzt. Du kannst diesen aber auch nochmals anpassen. Wähle zuletzt den Spendenzweck für diese zweite Spende.

Sollte eine Aufteilung auf mehr als zwei Spendenzwecke nötig sein, kannst du erneut auf "Auf weitere Spende aufteilen" unten links klicken. Dies lässt sich beliebig oft wiederholen. Damit kannst du die eingegangene Zahlung auf so viele Spenden wie nötig aufteilen. Diese sind dann einzeln abgespeichert und können auch einzeln bearbeitet werden.
 

Wie die QR-Referenznummer aufgebaut ist

Die QR-Referenznummer ist eine 27-stellige Zahl, in der cuora verschlüsselt, wofür eine Zahlung bestimmt ist. Die ersten beiden Ziffern sind ein Typ-Code, der angibt, welche Angaben die Referenz enthält – zum Beispiel «Patenschaft und Spender», «Projekt und Spender» oder nur «Spender». Darauf folgen drei Blöcke zu je acht Ziffern, welche die entsprechenden cuora-Nummern (z. B. die des Projekts, der Quelle oder der spendenden Person) enthalten; nicht benötigte Blöcke sind mit Nullen aufgefüllt. Die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer, mit der cuora beim Import erkennt, ob die Referenznummer vollständig und korrekt übermittelt wurde. Erkennt cuora beim Abgleich eine gültige Referenznummer, ordnet es die Zahlung automatisch zu und markiert sie mit «Auto». Ändere eine Referenznummer deshalb nie von Hand – schon eine einzelne falsche Ziffer macht sie ungültig, und die Zahlung landet bei «Prüfen». Du findest die Referenznummer jeweils direkt auf der Seite einer Person, eines Projekts oder einer Patenschaft und kannst sie über die Adressliste auch exportieren, um sie für QR-Rechnungen zu verwenden.

Code    Bedeutung
01         Patenschaft + Spender
02        Projekt + Spender
03        Projekt
04        Quelle + Spender
05        Quelle
06        Quelle + Projekt + Spender
07        Quelle + Projekt
08        Spender

Ein Beispiel zum Illustrieren: 080000004200000000000000005 steht für Typ 08 (nur Spender), Personennummer 42, zwei leere Blöcke und die Prüfziffer 5.