Anleitung: Bankzahlungen abgleichen

Erhaltene Spenden (Gutschriften auf deinem Bankkonto) können direkt in cuora importiert und weiterverarbeitet werden. Dank des camt.053-Standards funktioniert dies mit praktisch allen Banken.

camt.053-Datei aus deinem Bankkonto herunterladen

Die .xml-Datei im camt.053-Format sollte im E-Banking deiner Bank zur Verfügung stehen. Dies kann je nach Bank unterschiedlich sein.
Ein Beispiel wie das gehen könnte anhand der UBS: Anleitung camt-Self-Service

    Allenfalls muss dies auch zuerst für dein Konto aktiviert werden, kontaktiere dazu den Kundendienst deiner Bank.

    Zahlungsdatei importieren

    Zahlungen abgleichen
    Zahlungen abgleichen auf dem Dashboard

    Der Prozess um Zahlungen abzugleichen wird vom Dashboard aus gestartet. Auf der Kachel der Spendeneinnahmen findest du den Knopf "Zahlungen abgleichen".
    Ein Klick darauf bringt dich zu folgender Übersicht:

    Noch nicht abgeglichene Zahlungen
    Übersicht über nicht abgeglichene Zahlungen

    Falls du noch nie Zahlungen eingelesen, oder alle Zahlungen des letzten Abgleichs bereits abgearbeitet hast, erscheint die Liste leer.
    Um neue Zahlungen einzulesen, klicke auf "Zahlungsdatei importieren" oben rechts.


    Zahlungsdatei einlesen
    Transaktionen mittels der heruntergeladenen camt.053-Datei einlesen

    Wähle deine heruntergeladene .xml-Datei im camt.053-Format aus und klicke anschliessend auf "Transaktionen importieren".
    Je nach Anzahl der Transaktionen kann dies einen Moment dauern. Bitte warte bis die Ansicht automatisch auf die Liste der Zahlungen wechselt.


    Liste der eingelesenen Zahlungen
    Alle eingelesenen Transaktionen werden als noch nicht abgeglichene Zahlungen aufgelistet.

    Du siehst nun alle eingegangenen Zahlungen. Diese können im nächsten Schritt abgeglichen und als Spenden in cuora gespeichert werden.

    Zahlungen abgleichen und als Spenden speichern

    Klicke auf die erste (oder irgendeine) Zahlung in der Liste. Dies bringt dich zur Abgleichsansicht.

    Eingegangene Zahlung abgleichen
    Die eingegangene Zahlung wird als Spende gespeichert

    So viele Daten wie möglich werden automatisch aus der Zahlung in die Spende übertragen. Zur Zeit sind dies (Zahlung -> Spende):

    • Zahlungsdatum -> Spendedatum
    • Betrag -> Gesamtbetrag + Währung
    • Einbezahlt von -> Spender (anhand des vollen Namens in der Zahlung)
    • Mitteilung -> Bemerkungen

    Im einfachsten Fall musst du nur noch den Spendenzweck angeben.
    Dazu wähle aus, für was die Spende ist. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

    • Unzugewiesen (wenn kein spezifischer Zweck angegeben wurde)
    • Projekt
    • Patenschaft
    • Kampagne

    Bei den Optionen "Projekt" und "Kampagne" erscheint ein zusätzliches Feld, bei dem du das entsprechende Projekt oder Kampagne auswählen kannst. Dazu beginne einfach den Namen zu tippen und es zeigt dir eine Auswahl an.

    Spendenzweck Projekt
    Tippe den Anfang des Projektnamens und Vorschläge werden angezeigt

    Bei der Kampagne werden zusätzlich offene Zahlungsverpflichtungen aufgelistet, welche mit der Spende als bezahlt markiert werden können.

    Spendenzweck Kampagne
    Offene Zahlungsverpflichtungen des Spenders für die gewählte Kampagne werden aufgelistet.

    Bei der Patenschaft wird der Betrag keiner spezifischen Patenschaft zugeordnet, da hier der zugrundeliegende Kontext komplizierter sein kann (Vorauszahlung für eine noch nicht begonnene Patenschaft, Nachzahlung für eine bereits abgeschlossene Patenschaft, ein Betrag für mehrere verschiedene Patenschaften, etc.).

    Zuletzt wählst du, ob die Spende von den Steuern abzugsberechtigt ist oder nicht. Dies ist wichtig für die korrekte Erstellung der Spendenbescheinigung Ende Jahr.
    Wenn deine Organisation steuerbefreit ist, werden der Grossteil der Spenden abzugsberechtigt sein. Es gibt ein paar Ausnahmen, wenn z.B. die erhaltene Spende nicht direkt dem gemeinnützigen Zweck zugute kommt (z.B. Spenden an Kirchen für Kultuszwecke).

    Betrag auf mehrere Spenden aufteilen

    Es kann vorkommen, dass der Spender eine Sammelzahlung vornimmt, wobei der überwiesene Betrag für mehrere verschiedene Zwecke gedacht ist. Dies kann direkt beim Zahlungsabgleich auf mehrere Spenden aufgeteilt werden.

    Gib zuerst die Angaben für den ersten Spendenzweck in das bereits angezeigte Formular ein. Klicke dann auf "Auf weitere Spende aufteilen" unten links. Es wird dir nun ein weiteres vorausgefülltes Spendenformular angezeigt. Der Betrag wird automatisch auf den verfügbaren Restbetrag gesetzt. Du kannst diesen aber auch nochmals anpassen. Wähle zuletzt den Spendenzweck für diese zweite Spende.

    Zahlung auf mehrere Spenden aufteilen
    Eine eingegangene Zahlung lässt sich auf mehrere Spenden aufteilen.

    Sollte eine Aufteilung auf mehr als zwei Spendenzwecke nötig sein, kannst du erneut auf "Auf weitere Spende aufteilen" unten links klicken. Dies lässt sich beliebig oft wiederholen. Damit kannst du die eingegangene Zahlung auf so viele Spenden wie nötig aufteilen. Diese sind dann einzeln abgespeichert und können auch einzeln bearbeitet werden.

    Erfasste Spenden aufgrund aufgeteilter Zahlung
    Erfasste Spenden aufgrund aufgeteilter Zahlung.