Anleitung: Verdankungen erstellen und senden

cuora kennt Verdankungen und Spendenbescheinigungen als zwei verschiedene Konzepte.

Verdankungen sind dazu gedacht, dem Spender zeitnah mitzuteilen, dass seine Spende angekommen ist und entsprechend seinem Wunsch eingesetzt wird.
Spendenbescheinigungen hingegen haben einen offizielleren Charakter, da diese für die Steuererklärung benötigt werden. In der Regel werden diese nur einmal pro Jahr erstellt und versendet.

Neue Verdankung erstellen

1. Klicke auf "Spenden verdanken" in der Spendenkachel auf dem Dashboard.
2. Du siehst eine Liste vergangener Verdankungen (oder eine leere Liste). Klick auf "Neue Verdankung senden" oben rechts.
3. Wähle einen Titel, z.B. "Spenden September 2024" oder "Kampagne Neuer Workshop im PSEC" und ein Datum. Das Datum wird auf dem Brief gedruckt.

Empfänger für die Verdankung auswählen

1. Die Empfängerliste ist zu Beginn leer. Es gibt nun zwei Optionen:
   
   1. Spenden auswählen, welche verdankt werden sollen
      Bei Klick darauf, öffnet sich ein Dialog mit der Spendenliste. Diese kann gefiltert werden, so dass nur die gewünschten Spenden angezeigt werden. Wenn du mit der Auswahl zufrieden bist, klicke unten auf "Angezeigte Spenden verdanken". Es werden alle Personen in die Empfängerliste geladen, welche mind. eine Spende in der Auswahl haben, bei mehreren Spenden wird der Betrag summiert.
      
   2. Empfänger-Adressen hochladen
      Hier kann eine Excelliste oder .csv-Datei mit den Empfängerdaten hochgeladen werden. Dies ist praktisch z.B. wenn die Daten aus einem Drittsystem kommen. Beachte, dass das vorgegebene Format eingehalten wird.
   Wichtiger Hinweis: Personen, welche mit "Wünscht keinen Kontakt" oder "Nicht verdanken" gekennzeichnet sind, werden nicht in die Empfängerliste geladen. Ebenso Personen, welche weder eine E-Mail-Adresse noch eine Postadresse hinterlegt haben.

E-Mail und Brief erstellen

Wechsle auf den Tab "Email & Brief". Du siehst nun pro Empfänger das E-Mail und den individuellen Brief. Diese werden mit den Standardtexten vorausgefüllt, welche du in den Einstellungen anpassen kannst.

Du kannst nun die Texte für diese spezifische Verdankung anpassen.

E-Mail-Texte anpassen

Ändere den Text für den Betreff und/oder die Nachricht. Es stehen dir einfache Formatierungsoptionen wie Fett, Kursiv, Farbe oder Link zur Verfügung. Für die E-Mail-Texte stehen zur Zeit keine Platzhalter zur Verfügung, d.h. der E-Mail-Text ist für alle Empfänger derselbe (ausser du individualisierst die gesamte Verdankung für einen spezifischen Empfänger).
Klicke auf "E-Mail aktualisieren" um die Änderungen zu speichern.

Brief-Texte anpassen

In der Standardbriefvorlage, welche cuora mitliefert, sind folgende Sektionen vorgesehen:

• Titel: Dies ist der Brieftitel
• Dankestext: Hier kannst du dich persönlich bei dem Spender/der Spenderin bedanken. Halte dies eher kurz und knackig.
• Geschichte: Hier kannst du eine Erfolgsstory aus deinen Projekten einfügen. Oder auf ein Event in der Zukunft aufmerksam machen. Dieser Teil wird farblich hervorgehoben.
• Aufruf: Motiviere die Person, weiter dranzubleiben und mitzuhelfen.
• Gruss: Die Grussformel, normalerweise mit der Unterschrift.
• E-Mail-Hinweis: Hier kannst du Empfänger, welche den Brief per Post erhalten, darauf hinweisen, dass sie die Verdankung in Zukunft per E-Mail erhalten können, wenn sie die E-Mail-Adresse angeben. Dies wird in der PDF-Version per E-Mail nicht angezeigt.
• Bild: Pro Verdankungsbrief kann ein Bild hochgeladen werden. Die Vorlage übernimmt die Grössenanpassung und Platzierung.

Bei den Brieftexten stehen dir ebenfalls einfache Formatierungsoptionen wie Fett, Kursiv, Farbe oder Link zur Verfügung. Zusätzlich kannst du verschieden Platzhalter nutzen:

• {{Anrede}}: Automatisch zusammengestellte Anrede, mögliche Varianten: Sehr geehrte Damen und Herren, Lieber Herr X, Liebe Frau Y, Liebe Familie XY
• {{Betrag}}: Betrag der zu verdankenden Spenden in der Währung der zuletzt getätigten Spende dieser Person.
• {{Unterschrift}}: Bild deiner Unterschrift, wie in den Einstellungen hinterlegt.
  

Klicke am Schluss auf "Brief aktualisieren" um die Änderungen zu speichern.

Hinweis: Die Standardvorlage für eure Organisation kann durch mich angepasst werden. Es kann zur Zeit nur eine Vorlage hinterlegt werden. Nimm dazu mit mir Kontakt auf: email hidden; JavaScript is required

Individualisierungen pro Empfänger

In gewissen Fällen möchtest du den E-Mail-Text und/oder den Brieftext noch mehr individualisieren, z.B. weil es ein guter Freund oder eine besonders wichtige Spenderin ist. Klicke dazu auf den Link "Individualisieren" unterhalb des Namens des Empfängers. Alle Textänderungen die du nun vornimmst gelten nur für diesen Empfänger.

Verdankung senden

Hast du alle Empfänger hinzugefügt und die Texte wie gewünscht angepasst, kannst du die Verdankungen senden. Dazu klicke auf "Jetzt senden" oben rechts.

Du wirst zurückgeführt auf die Übersichtsliste aller Verdankungen und siehst den Status "Am Senden ..."
Der Versand wird im Hintergrund ausgeführt und du erhältst eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald der Versand abgeschlossen ist. Mit diesem E-Mail erhältst du auch eine zip-Datei mit den PDF-Briefen der Empfänger ohne E-Mail-Adresse. Diese kannst du nun ausdrucken und per Post versenden.

Während dem Senden kannst du die Verdankung nicht bearbeiten. Nach dem Versand siehst du, ob alles geklappt hat, oder ob es bei irgendwelchen Empfängern ein Problem gab mit dem E-Mail-Versand. Diese Problem solltest du dann aufgrund der Fehlerbeschreibung beheben, und die Verdankung nochmals senden. Keine Angst, erfolgreich zugestellte E-Mails werden nicht nochmals versendet!

Verdankung als PDF herunterladen

Zum Teil kann es vorkommen, dass du einen einzelnen Brief nochmals als PDF herunterladen möchtest. Auf der Empfängerliste klicke auf den gewünschten Empfänger, dies führt dich zu den E-Mail- und Brief-Texten. Neben dem Namen findest du ein Druckersymbol, mit Klick darauf kannst du den Brief als PDF herunterladen.