Wie verdanke ich Spenden?

Was gehört in eine Verdankung?

Du bedankst dich bei den Spendern für die Spende, die sie gemacht haben.
Je konkreter desto besser.
Du weisst, für was und wie viel eine Spenderin gespendet hat, eine Verdankung sollte diese Informationen enthalten. So weiss die Spenderin: mein Geld ist angekommen, es wurde für das gewünschte Projekt eingesetzt und es ist der korrekte Betrag.

Ein Dankesbrief ist nicht in erster Linie eine Bestätigung sondern eine Bedankung. Für die Form kannst du dich daran orientieren, wie du dich bei einem Freund bedanken würdest. Je persönlicher du die Verdankung schreibst, desto wertvoller ist diese für den Spender.
Ein Dankesbrief ist eine gute Gelegenheit ein Update zum spezifischen Projekt zu geben.
Über die Auswirkung der Spende zu lesen, hinterlässt ein gutes Gefühl beim Spender, da er sieht, dass sich seine Spende auszahlt.

Zusätzlich ist es eine gute Möglichkeit, dem Empfänger mitzuteilen, wie er das Projekt oder das Hilfswerk im Allgemeinen weiter unterstützen kann. Es gibt Vertreter in der Fundraising Community, die sagen, dass jede Kommunikation mit Spendenden einen Einzahlungsschein beinhalten soll. Dass würde bedeuten, mit jedem Dankesbrief schickst du einen Einzahlungsschein mit.

Ich persönlich denke, es kommt darauf an, was für eine Beziehung du mit den Spendern hast. Gerade wenn es regelmässige Spender sind, kennen sie das Projekt und das Hilfswerk. Wenn sie wieder spenden wollen, werden sie wieder spenden, da wird ein zusätzlicher Einzahlungsschein nicht viel daran ändern.
Es kann sogar negative Auswirkungen haben. Vielleicht denken sie "Nochmal so ein Bettelbrief" oder "Jetzt habe ich doch gerade gespendet, schon wollen sie noch mehr".
Es kommt auch darauf an, wie häufig du die Dankesbriefe schickst. Wenn es einmal im Jahr ist als Spendenbestätigung, ist es eine andere Situation als wenn du monatlich die Spenden verdankst.

Wie häufig soll ich Verdankungen schicken?

Die Verdankung solltest du zeitnahe zu der Spende verschicken. Welche Regelmässigkeit für dein Hilfswerk geeignet ist, hängt davon ab, wie viele Spenden regelmässig reinkommen, wie viele verschiedene Spender du hast, welche Zeitkapazität du hast. Wenn schon Vieles auf monatlicher Basis läuft, dann ist auch eine monatliche Verdankung sinnvoll.

Die Bedürfnisse der Spender sind ebenfalls unterschiedlich. Einige schätzen es, jeden Monat was zu hören, andere wollen das nicht. Du solltest das per Spender individuell handhaben können. Das heisst, wenn es einem Spender reicht einmal pro Jahr die Spendenbescheinigung zu erhalten, solltest du das respektieren und so hinterlegen können.

Wie verschicke ich Verdankungen?

Angenommen du schickst immer anfangs Monat eine Verdankung für die Spenden des letzten Monats, dann möchtest du dies vielleicht nicht immer per Post versenden müssen. Besser wäre es per E-Mail und den Brief als PDF-Datei angehängt.

Trotzdem wird es so sein, dass du nicht von allen Spendern die E-Mail-Adresse hast, oder diese gar keine besitzen, so dass du nach wie vor einige Briefe per Post versenden musst. Hier kannst du entscheiden, ob du das von Hand machen möchtest oder ob du einen Service nutzen möchtest, der die Briefe automatisiert verpackt, frankiert und verschickt (z.B. https://www.pingen.com/de/)

Bei Neuspendern, für welche du noch keine E-Mail-Adresse hast, empfehle ich einen Hinweis im ersten Dankesbrief per Post. Darin erklärst du, dass du in Zukunft deine Verdankungen gerne per E-Mail schicken möchtest. Gib dem Spender eine klare Anweisung, wie er dir die korrekte E-Mail-Adresse melden kann.

Wie gestalte ich die Verdankung?

Der Dankesbrief sollte ansprechend gestaltet sein. Du solltest das Logo, die Schriften und Farben deines Hilfswerks verwenden, so dass der Spender gleich erkennt von wem diese Verdankung kommt. Der Dankesbrief sollte gut lesbar sein und nicht zu viele grossflächige Farben beinhalten, da dies schwieriger und kostspieliger im Druck ist.

Wenn du ein Update eines Projektes reinnimmst, sollten das nicht einfach nur Zahlen und Fakten sein. Mit Geschichten von individuellen Schicksalen sprichst du die Leute am meisten an. Füge dazu Fotos ein, um möglichst einen persönlichen Bezug herzustellen.

Wenn du die Verdankungen per Post schickst, kannst du mit eigenen Briefmarken ein weiteres Erkennungsmerkmal schaffen.

Abschliessende Gedanken

Jemand, der eine wirklich grosse Summe gespendet hat, sollte ausserhalb des regulären Verdankungsprozesses laufen und speziell verdankt werden. Ab welchem Betrag jemand zu den Grossspendern gezählt werden sollte, hängt vom Kontext deines spezifischen Hilfswerkes ab.

Je mehr man den Verdankungsprozess automatisieren und trotzdem die persönliche Note beibehalten kann, desto besser. Der administrative Teil ist damit schneller und einfacher erledigt.
Ich möchte aber noch einmal bekräftigen, dass die persönliche Verbindung zu den Spendern enorm wichtig ist. Es gilt die Balance zwischen dem persönlichen Kontakt und der administrativen Abhandlung zu halten.