Wie erstelle ich Spendenbescheinigungen?

Ist dein Hilfswerk steuerbefreit, solltest du deinen Spendern und Spenderinnen eine Spendenbescheinigung schicken. Du bist zwar rechtlich nicht dazu verpflichtet, aber deine Unterstützer werden dir sicher dankbar sein.

Die Spendenbescheinigung gilt als offizieller Beleg über die Spendenhöhe, welche deine Spender und Spenderinnen von den Steuern abziehen können.

Damit dies alles reibungslos klappt, gibt es ein paar Dinge zu beachten.

Was gehört in eine Spendenbescheinigung?

Du kannst die Spendenbescheinigung als die offiziellere Form eines Dankesbriefes sehen, worauf die abzugsberechtigten Spenden des letzten Jahres drauf sind. Es muss keine detaillierte Auflistung sein, der akkumulierte Totalbetrag vom 1.1. bis 31.12 reicht völlig aus. Zusätzlich musst du den Namen des Spenders oder der Spenderin sowie den Namen deines Hilfswerks aufführen.
Das ist das absolute Minimum was in einer Spendenbescheinigung vorhanden sein muss.

Ich empfehle zusätzlich, dass du dich für die Unterstützung bedankst, vielleicht sogar ein Highlight des letzten Jahres beschreibst. Je nach dem kannst du die eigentliche Spendenbescheinigung auch sehr formell halten und dich auf einer zweiten Seite ausführlicher bedanken. Diese zweite Seite kann gut auch einen Einzahlungsschein beinhalten. Denn anders als beim häufiger versendeten Dankesbrief, erachte ich es hier als sinnvoll einen Einzahlungsschein beizulegen.
Vielleicht hat die Person die letzte Spende vor 10 Monaten getätigt, dann ist es gut sie nach einer weiteren Unterstützung anzufragen. Ausserdem ist so sichergestellt, dass alle Unterstützenden die aktuellen Zahlungsinformationen zur Verfügung haben.

Die Art des Inhalts einer Spendenbescheinigung ist also eine relativ einfache und klare Sache. Ein wenig komplizierter ist die eigentliche Generierung der Spendenbescheinigung für alle deine Spender und Spenderinnen. Häufig musst du diese in einer hohen Anzahl erstellen und es sollte möglichst zeitnah nach dem Jahreswechsel geschehen. Auch das Berechnen des korrekten Totalbetrags kann aufwändig sein, je nach Anzahl der Spenden und ob es darunter noch nicht abzugsberechtigte Spenden gibt.

Wie gestalte ich die Spendenbescheinigung?

Gleich wie bei der Verdankung ist es wichtig, dass die Spendenbescheinigung professionell, ansprechend und übersichtlich daherkommt.
Verwende auch hier unbedingt das Logo, die Schriften und Farben deines Hilfswerks. Lege ein besonderes Augenmerk darauf, dass die benötigten Informationen klar und schnell ersichtlich sind. Mit der Spendenbescheinigung bedienst du sozusagen zwei Kunden. Einerseits den Spender oder die Spenderin selbst, andererseits eben auch die Steuerbehörde.

Wie verschicke ich Spendenbescheinigungen?

Ähnlich wie bei den Dankesbriefen stellt sich auch hier die Frage nach der Versandmethode.
Allerdings solltest du hier ein paar Dinge mehr beachten. Das Dokument dient nicht nur als Information an die Unterstützenden, sondern wird weiterverwendet und der Steuererklärung beigelegt.
Vor dem Hintergrund, dass auch die Steuererklärung zunehmend digitalisiert wird, ist ein E-Mail-Versand der PDF-Version gut denkbar. Damit kannst du Portokosten sparen und deine Spender und Spenderinnen müssen das Dokument nicht mehr scannen.
Trotzdem werden heutzutage immer noch viele Steuererklärungen in Papierform ausgefüllt und die Spendenbescheinigung in Ordner abgelegt. Somit wäre deinen Spendern und Spenderinnen mehr geholfen, wenn du das Dokument ausgedruckt per Post versendest, vielleicht sogar in doppelter Ausführung, damit du ihnen das kopieren ersparst.

Du selbst kennst deine Spenderbasis am besten, und kannst abschätzen was die Mehrheit bevorzugen würde. Noch besser ist es, wenn du die gewünschte Form per Person in deiner Spendenverwaltung hinterlegen kannst.

Falls du die Spendenbescheinigung per Post versendest, kannst du wiederum zwei Wege einschlagen. Entweder du machst alles selbst, das heisst Briefe ausdrucken, ins Couvert verpacken, frankieren und abschicken. Oder du nutzt einen Service, der dies gegen eine Gebühr automatisiert übernimmt (z.B. https://www.pingen.com/de/).
Diese Entscheidung wird hauptsächlich davon abhängig sein, ob du eher die personellen oder finanziellen Ressourcen zur Verfügung hast.

Elemente einer Spendenbescheinigung
Ein praktisches Beispiel mit allen erwähnten Elementen einer Spendenbescheinigung.